第二节 印信使用和保管制度 第一条 总则 为了保证印信使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生，特制定本制度。
第二条 印信种类 2.1 公章：公司向主管机关等级的公司印章或制定业务专用的公司印章。
2.2 法人章：刻有公司董事长或总经理职衔的印章。
2.3 合同专用章：一公司名义签订的协议合同和有关会议纪要等使用的印章。
2.4 财务专用章：财务业务方面代表公司用章。
2.5 发票专用章：发票业务公司用章。
2.6 运输专用章：公司货物运输时用章。
第三条 印章的刻制与注销 3.1公司章、财务章、合同章一般于公司注册时由工商部门统一到公安局指定地点刻制，任何人不得私刻、复制。
3.2各部门原子印章：公司内部各部门确因业务需要者，必须向行政部提出书面申请，行政部接到申请当日报送总经理，批准后由行政部人员与印章使用的相关部门人员于三个工作日之内凭公司介绍信到公安机关办理刻章业务。
3.3印章刻好当日由行政部办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》，备案并留好印章样图。
3.4总经理通过授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权，由被授权人在行政部签字领取印章，指定专人保管。
3.5印章的形体和规格，按国家有关规定执行。
3.6印章遗失处理。
印章因不慎遗失或损坏，可以按下述程序补刻：公司印章遗失应于发现当日登报挂失并报行政部备案，然后凭挂失公告及工商部门开具的证明到公安局制定点刻制；
若属损坏更换新的，应持原印章到工商部门要求更换；
部门使用印章遗失或要求更换新的应向行政部出具书面申请，行政部于当日报送总经理审批，审批通过后一个工作日内由行政部（或指派人员）办理。
3.7印章注销 公司印章如果需要注销的，先填写印信注销申请报告，上报行政部，由行政部于当日报送总经理审批。印信注销申请报告批准之后三个工作日内由行政部派专人与需要注销印信部门印信管理人员按照国家规定的注销程序进行注销。
第四条 印章的保管 4.1印章由指定专人妥善保管。保管人每周对所保管印章进行检查、保养，对所负责的印章丢失或盗用所引起的经济损失和法律责任等负全部责任。
4.2当印章保管人变动或印章在经公司领导审批同意调走时，当事人应于变动或调走当日办理交接手续，填写《印章管理登记表》。
4.3公章：由行政部专人负责管理。
4.4法人章：由出纳负责管理。
4.5合同专用章：由结算部专人负责管理。
4.6财务专用章：由财务部长负责管理。
4.7发票专用章：由财务人员负责管理。
4.8运输专用章：由使用部门经理负责管理。
4.9部门专用章（内部使用）：由部门第一负责人管理。
4.10所有印章如需代理保管需于保管责任转变当日以报告形式上报行政部备案。
第五条 印信的使用 5.1公司公章 5.1.1与政府、企业之间往来的公函。
5.1.2以公司名义所签订的合同、协议、委托书等文书。
5.1.3对外通知、开具证明及介绍信。
5.1.4其他需加盖公司公章的文件。
5.2法人章 5.2.1用于支票签发、银行开户之相关票据。
5.2.2公司各类委托书、合同、协议及投标书等文件。
5.3财务专用章 用于支票签发、财务报表、银行开户、各种款项之收据、发票等相关票据。
5.4合同专用章 用于公司签订的各类合同、协议书等文书。
5.5发票专用章 专用于发票的使用。
5.6各种印章必须按规定位置盖印、图形清晰。
5.7严谨在空白书面上加盖公章。
第六条 印信盖用申请及登记 6.1各部门在使用印章时应严格遵守印章授权适用范围、期限等规定。
6.2使用公司各类印信的人员必须在保管人处登记，每枚印章使用前要由经办人填写《印章使用批准单》，并经指定的审批负责人进行审核。审批人要按公司有关规定审查要加盖印章的文本内容是否在授权范围内，审批通过后方可用章。审批人对文本加盖印章后的一切经济责任和法律责任负责。印章保管人须将加盖印章的文本在《印章使用审批单》上注明之后，归档保存。
6.3公司印章原则上不允许携带外出，如确系特殊需要须提出申请，并经部门主管领导及行政主管领导批注签字后方可借走，借用时须填写《印章借用申请表》，并须两人以上一起办理借用手续，在《印章借用申请表》上签字。原则上借出的印章由当天归还，不得延误，如无监章人员陪同借与外地使用的情况下，必须经印章所属部门分管领导签字同意，并在《印章借用申请表》上注明所办事项的内容。从借出日至归还日期间印章由使用者负全责，如出现授权范围外使用印章的行为，由使用人负全责，使用部门主管领导承担连带负责，公司有权追究使用者法律责任。
6.4员工如需要公司出具有关证明，本人应先提出书面申请，部门主管领导核准签字后一个工作日内上报行政部，行政部主管领导审核签字后于当日报送总经理审阅，总经理签字后方可盖章。
6.5公司各类印信由单位领导指定专人负责管理，印信管理人员每月5日前（逢节假日顺延）将上月印信使用登记表（包括公章、合同章、财务部门同外部出具应收、应付款项证明）上报行政部备档（财务部门办理的其他事项除外,其印章保管人须填写《印章管理承诺书》）。
6.6印章使用负责人(签字人)对印章负有经济、行政、法律责任。监印人员对违反规定的签印有权拒绝用章，印章保管人员不得私自动用印章。若非法使用印章，一经查出根据事件的严重程度给予行政处分或追究其经济、法律责任。
6.7若印章在使用、保管过程中不慎遗失，则追究责任人相应的行政、经济责任，给予眼里的处分，并赔偿所发生的一切费用。
6.8行政部接受各分公司（部门）印章刻制、遗失、更换及注销等报告申请后，应于当日报送总经理审批，批注后一个工作日回传申请分公司（部门）。
第七条 印信管理考核 7.1各分公司（部门）未按要求办理印章使用、刻制、遗失、更换及注销等工作时，未造成损失者处罚款50元。
7.2行政部未按要求报送和回传印章刻制、遗失、更换及注销等报告申请，每延期一天处罚款10元。
7.3各分公司（部门）未按时上报印信使用登记表，每延期一天处罚款10元。
7.4因违反制度给公司造成损失者，一句公司《奖惩制度》予以处罚。
第三节 公司证照、证明函管理制度 第一条 目的 为了加强公司证照、证明函的管理，特制定本制度。
第二条 公司证照、证明函类别 2.1法人营业执照正、副本 2.2行业经营许可证 2.3国、地税税务登记证正、副本 2.4组追机构代码证正、副本 2.5开户许可证及其他证件 2.6介绍信 2.7法定代表人证明书 2.8授权委托书、验资报告 2.9贷款证 2.10其他 第三条 证照、证明函的办理、保管、注销 行政部制定专人负责督促相关部门和相关人员办理各种证照的登记、变更、年检、注销等事项，并负责证照和证明函的保管、登记、备案、归档等工作。行政部在办理证照过程中有关人员根据职责承办部分事项或全部事项。
3.1公司证照由行政部指定专人统一管理。
3.2证照的使用包括借用、复印等。
3.3证照使用必须填写《证照、证明函使用申请表》。
3.4证照借用程序 借用人申请-----借用人部门主管领导审核-----行政部主管领导审批-----办理借用手续-----归还。借用完毕后，应在一个工作日内归还证照保管人。
3.5证照保管人必须做好证照借用记录，认真填写《证照、证明函使用申请表》。
3.6证照的注销 公司证照如有需要注销的，先填写证照注销申请报告并上报行政部，由行政部于接收报告当日报送总经理审批，证照注销申请报告批准后，一个工作日内由行政部派专人与需要注销证照的部门证照管理人员按照国家规定的注销程序进行注销。
第四条 证照、证明函的使用和管理 4.1如需使用证照、证明函原件及复印件需填写《证照、证明函使用申请表》。申请表应说明使用项目和使用时间，并由部门主管领导、行政部主管领导签字后，方可使用。
4.2公司各类证照正本应裱框挂与行政部墙上醒目位置（包括营业执照、国税税务登记证正本、地税税务登记证正本）。
4.3公司证照、证明函如出现损坏或丢失，要立即想部门主管领导及总经理汇报并与发证机关联系，一个工作日内办理证照的挂失和补办手续。
4.4严禁开出空白证明函或外接证明函。
4.5证明函开出后。使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即想部门主管领导及行政部汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失。如证明函未使用，应于一个工作日内退还行政部。
4.6行政部应妥善保管证明函存根。
4.7如需使用证照、证明函原件原则上由当天归还，不得延误，如外借与外地使用的情况下，必须在《证照、证明函使用申请表》上注明所办事项及借阅证照种类，从借出之日至归还之日期间证照、证明函由使用者负全责，如出现授权范围外使用证照、证明函的行为，由使用人负全责，使用部门主管领导承担连带负责，公司有权追究使用者法律责任。
第五条 证照、证明函管理考核 5.1未按要求悬挂公司各类证照正本事项，处罚款50元。
5.2未按要求履行证照、证明函保管、借用、使用手续，未造成损失者，处罚款20元。
5.3因违反制度给公司造成损失者，依据公司《奖惩制度》给予处罚。
第四节 报告制度 第一条 目的 为规范公司各部门因工作需要进行审批事项的流程和手续，特制定本制度。
第二条 请示报告制度使用范围 适用于公司（部门）因工作需要进行审批的事项。公司（部门）既要独立负责地解决职责范围内的问题，又要想公司分管领导或有关职能部门请示和报告工作，以便公司分管领导或有关职能部门更好地实行指导、支持和监督。凡属需要请示报告的问题，在上级未批复前，不得擅自行事。
第三条 报告事项内容 3.1人事调动任免 3.2紫金的调配及拨付 3.3各项费用的审批（非正常业务工作、按全线要求的正常业务费用、需要请示汇报的） 3.4薪资调正 3.5公司签署合同 3.6突发性事件极其处理 3.7其他需请示报告的事项 第四条 请示、报告的主要程序和注意事项 4.1公司（部门）在自己职权范围内可向分管领导请示报告自己分管的工作或由分管领导授权请示、报告有关工作。
4.2报告由分管领导负责审批，公司（部门）报送报告前，需与部门主管领导就报告事项进行沟通，征得部门主管领导同意后方可报送报告，其报送的报告必须按标准公文格式进行。
4.3任何人不得私自或越级向上级请示报告工作。
4.4请示报告工作的行文，要按有关标准公文形势上报；
对突发性事件、事故、按键等必须在第一时间准确的向分管领导报告，并续报事件进展情况。
4.5行政部人员在接收各分公司（部门）请示、报告后须于当日报送分管领导审批，并于审批当日回传申请部门。
第五条 请示报告的要求 5.1请示报告的问题要一文一事，报送归口部门，如遇交叉管理事项，需注明主送部门及抄送部门。
5.2请示报告事项内容必须事实清楚、文字简洁。
第六条 报告审核 6.1各公司（部门）为按要求履行请示和报告，为造成损失者，处罚款50元，造成损失者依据公司《奖惩制度》给予处罚。
6.2行政部门人员未按要求履行报送、回传职责，未造成损失者，每延期一天处罚款10元。
6.3因违反制度给公司造成损失者，依据公司《奖惩制度》给予处罚。
第五节 文件管理制度 第一条 总则 公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。
1.1为提高办公速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本制度。
1.2文件管理内容主要包括：公司下发的各种文件、资料；
所有对外签订的合同、协议及外接相关单位提供给我公司的文件资料、信函等；
所有关于公司会议、各类活动的照片、电子存储媒介中的资料、光盘及公司领导参与社会活动的相关资料。
1.3所有盖有公司公章的合同、协议及其他与公司有关的文件资料，经办人需将原件留一份给行政部人员存档。
1.4按照分工原则，公司各类文件由行政部根据领导指示下发，各公司行政部人员接受并归档。如其他公司需行文、发文，必须向行政部底角申请报告，经批准后依据公司发文编号续编。
1.5文件处理必须做到准确、准时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由行政部统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。
第二条 收、发文的管理 2.1收发的规定 2.1.1发文一般应该是对公司各方面事物具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应按照公司规定发文的各种形式下文，力避随意发文。
2.1.2行政部负责接收、审核各分公司（部门）向上级反映汇报重要情况或向下级安排不直重要工作的发文申请，并于接收当日报总经理审批，经审批同意后根据发文范围按公司同意编号续编发文。
2.1.3公司所有发文以应按照公司领导分工，归口签字后方可下发。
2.1.4公司所有发文必须按照发文性质分类统一格式，发文编号根据下发单位、发文性质、发文日期进行顺序编号，主旨要简明扼要说明问题。
2.1.5发文编号格式：201*ZGSB第0**号。
2.1.6文件标题应准确简要概括文件的主要内容。
2.1.7文件必须盖章或签字。
2.1.8密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。
2.1.9文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。
2.1.10发文单位必须注明全称。
2.1.11多页文件应标明页码。
2.1.12文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。
2.1.13文件纸一般使用A4型。
2.2发文的范围 2.2.1凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、奖惩、编写的会议纪要等，均属发文范围。
2.2.2公司下发文件主要用于：
2.2.2.1公布公司规章制度。
2.2.2.2下发公司领导指示而制定的公司的文件。
2.2.2.3下发公司岗位变动或干部任免事项。
2.2.2.4下发公司重大生产、技术、经营管理、生活福利等工作的决定。
2.2.2.5发布有关奖惩决定和通报。
2.2.2.6其他有关公司的重大事项。
2.2.3凡各业部门，如开专题会议所做的决定，一般都不应发文，可以部门名义发会议纪要。
2.2.4各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可以各部门的名义对外发函（应各自编号备查），严禁以公司名义发文。
2.3发文的流程 2.3.1对内发文 拟稿人-----部门主管领导核准-----总经理审批-----行政部统一编号-----打印-----盖章（签字）-----发文-----备案 2.3.2对外发文 拟稿人-----部门主管领导核准-----总经理审批-----行政部统一编号-----打印-----盖章（签字）-----发文-----备案 第三条 办文 3.1办文由行政部统一安排，办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。
3.2协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理 3.3严格按照时限要求完成。
3.4文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。
3.5文件办理完毕后，统一交由行政部制定专人管理、立卷归档。
第四条 收文及传阅的管理 4.1行政部负责向各分公司（部门）指定的专职或简直行政部人员下发公司各类文件、规章制度等。各类文件、规章制度等必须于签发当日向各分公司（部门）下发。
4.2外单位来文均由行政部制定专人收文，由行政部统一拆封、登记，根据文件属性于收文当日分送相关部门。内部发文流转时，由发文部门签发后，直接送相关收文部门登记签收，收文部门将复印件留存。
第五条 文件的借阅和归还 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷或在文件上勾画等。
第六条 文件的归档要求 6.1文件归档应按照编号、时间顺序、内容、名称、部门、分门别类进行整理归档。
6.2归档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件材料的完整性。
6.3要坚持平时存档与年终归档相结合的原则，重要工作、重要会议形成的文件材料，要于文件形成当日归档。
6.4上年度形成的文件材料，要求在下年度2月份前整理完，由制定文件管理人员列明清单移交行政部档案管理人员，做好移交登记。
6.5凡因工作需要配备给个人的U盘及配给部门的移动硬盘，必须妥善保管，如果U盘及移动硬盘丢失或资料泄漏，将追究当事人的责任，造成重大损失的，将追究其法律责任。
第七条 其他 7.1文件的保密要求 7.1.1绝密文件：阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内。
7.1.2机密文件：阅后应立即保存在保险柜内。
7.1.3秘密文件：阅后立即存在文件柜内。
7.2文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。
第八条 文件管理考核 8.1各分公司（部门）未按要求履行行文、发表职责，为造成损失者处罚款50元。
8.2行政部人员未按要求时限办理公司各种发文、下文、每延期一天处罚款10元。
8.3因违反制度给公司造成损失者，依据公司《奖惩制度》给予处罚。
发文的种类：
决议：用于经会议讨论的重要决策事项。
决定：用于对重要事项做出决策和安排。
指令：由上级给下级工作的安排、指示。
意见：用于对重要问题提出的见解和处理办法。
通知用于发布规定、任免、开除、传达上级机关的指示，转发上级机关和不想隶属机关的出文，发布要求下级机关和有关单位共同执行或者周知的事项。
通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要的情况。
报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问。
规定：用于对规定范围内的工作和事物制定具有约束力的行为规范。
函：用于同级机关之间商洽工作、询问和答复问题、向隶属关系的有关主管部门请求批准。
会议纪要：用于记载会议主要精神和议定事项。
会议记录：在会议过程中，由专门记录人员对会议的组织情况和具体内容进行的记录。
通告：用于在一定范围内应当遵守或者周知的事项，一般用于行政出文。
第六节 档案管理制度 第一条 总则 为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法利益，特对档案管理做如下规定。
第二条 档案类别 2.1公司档案匪类为：党群类（DQ）、企业经营管理（JG）、企业生产技术管理（SJ）、产品生产类（CP）、科研类（KY）、基本建设类（JJ）、仪器设备类（SB）、财会类（CK）、干部职工档案类（GZ）、档案员在接收到档案后根据档案内容进行相应归类。
2.2过去和现在部门及员工在各项工作中形成的具有保存价值的资料（包括文件、印信、会议记录、报表、凭证、登记薄、财务档案、员工档案以及公司与外接签署的合同、协议、电子存储媒介、照片、录音、录像、影片等辅以文字说明的历史记录）都属于搜集归档范围。
2.3机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。
2.4档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。
2.5归档后由档案管理员填写《档案管理登记表》。
2.6档案管理员在对方案分类时应遵循一下原则：依据公司管理职能、结合档案内容和形成特点进行分类；
在保持档案材料内部有机联系的同时要考虑方便管理与利用、整体上保持协调统一、不随意改动。
第三条 档案范围 3.1公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。
3.2文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。
第四条 档案的划分 4.1机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中：
4.2划分标准：
4.2.1绝密档案包括：
公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的 合作协议及金额在100万元以上的重大合同。
4.2.2机密档案包括：
4.2.2.1财务资料；
4.2.2.2公司重要会议纪要；
4.2.2.3公司经营情况；
4.2.2.4人事档案、薪资性档案、劳动合同；
4.4.2.5技术资料；
4.2.2.6金额在10万-100万元的合同。
4.2.3秘密档案包括：
4.2.3.1重要项目资料；
4.2.3.2项目合同协议。
4.2.3.2项目合同协议 第五条档案的保管 5.1 未归档之前，公司内部出具的相关文件、会议记录、印信（公司）、员工档案、公司与外界签署的与财务无关的合同、协议等，应由行政部派专人负责妥善保管，如有遗失，将追究当事人责任。
5.2 与财务有关的报表、凭证、登记簿、财务档案、与外界签署的与财务有关的合同、协议、电子格式档案等，应有财务部派专人负责妥善保管，如有遗失，追究当事人及财务部门主管的责任。
5.4 行政部与财务部与年底对本公司保存的各种文件、报表、账簿进行审核确认，具有保存价值的进行归档。财务部当年的档案与部门负责保管。
5.5 文卷档案保管工作分类：按年度、组织机构、问题等因素，并按一定顺序号依次排列，以便查阅。做到存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的长久保存和管理。
5.6 归档保存的电子储存媒介、声像档案，任何人不得私自删除、撤销、抽出、清洗、消磁和涂改。
5.7 公司设1名专人管理档案，各分公司（部门）应指定人员兼职档案。设立《档案借阅登记表》《档案查阅登记簿》，由档案管理员负责登记/查阅档案时间、内容等，以便备查。
第六条 档案的移交 6.1 公司的各类证照、批文在颁发之日由经办人（或指定专人）移交行政部。
6.2 公司章程、会议纪要、决议，应自签发之日起三个工作日内经办人（或指定专人）移交行政部、 6.3 合同协议应在签订之日起一周内由经办人（或指定专人）移交行政部。
6.4财务当年档案资料可由财务部门在次年自行保管，在第三那年初由指定人员同公司档案管理员办理档案资料移交工作。如移交未做登记，视同没有移交。如有丢失，将追究相关人员的责任。
6.5 每年的1月和7月，公司各部门要将本部门上半年的不再延续文件、印信、登记簿、凭证等收集、整理、移交档案室归档，设立档案移交登记簿、及时、准确地登记档案的移交和接收，做到帐表相符。
6.6 档案移交需由交接双方填写《档案移交登记薄》。
6.7 《档案移交登记簿》一式三份，移交双方各一份，行政部留存份。
第七条 文件的归档步骤级文件的整理、排列、编号 7.1 文件归档按一下步骤进行：
7.1.1 手机文件 7.1.2 区分年度 7.1.3 划分期限 7.1.4 文件装订 7.1.5 文件排列 7.1.6 文件编号 7.1.7 文件著录 7.1.8 填备考表 7.1.9 文件装盒 7.1.10 打印目录 7.1.11 入库装箱柜 7.2 文件的整理做到 7.2.1 查漏补缺 7.2.2修正 7.2.2.1损文件进行修裱 7.2.2.2对传真或字迹模糊的文件进行复制 7.2.2.3对过大的文件进行折叠（最大不超过A4纸张的大小） 7.2.2.4对小于A4纸张1/2的文件进行粘贴 7.2.3整理原则 必须是已办理完毕，有保存价值的；
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；
区分文件的保存价值，便于保管和利用。
7.2.4整理文件：按件、卷两种方式进行整理。
7.3卷内文件排列；
按重要程度，文件间的联系、时间顺序排列。必须注意保持问文与复文、正文与附件、同一文件的各种不同稿本（正本、定稿等）之间不可分离的联系。一般正本在前底稿在后，批复在前请示在后，结果在前结果在后，按重要程度、文件间的联系、时间顺序排列。
7.4卷内文件编号 7.4.1文件页码用页码机打印在正面右上角、反面左上角，从001开始编起。
7.4.2归档文件应逐渐在首页上方空白处用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章，并填写有关栏目的内容。
7.4.3盒面标明类别号、期限、件号。
7.5照片档案按年度、问题分类，同属一类照片按时间顺序编号。
7.6电子储存媒介、录音带、录像带、按年度份类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次排序号，附文字说明。基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。
第八条 档案的查用及范围权限 8.1查阅各门类档案应在档案室内进行，做到不划道、涂改、裁剪、拍照、撕毁等。需要复印的，经查阅部门主管领导和行政部主管领导签字，相关人员在场的情况下方可复印。
8.2公司各部门借/查阅档案必须按规定填写<<档案借/查阅申请表>>，经查阅部门主管领导和行政部主管领导签字后方可借/查阅档案。
8.3凡私自抄录、摄录、描绘、删刮、撕毁档案行为者，给予开除，情况严重者按国家<<档案法>>追究法律责任。
8.4需要带走使用的档案，须经领导批准，不准私传，私自外借，不准带入公共场所。
8.5借出的案卷一般不能超过7天，如需延期使用，须在到前期前一天补办延期手续。
8.6借出或还回的案卷，必须严格履行登记制度，当面点清，如发现差错，要在第一时间采取补救措施，并追究当事人责任。
8.7外单位来查阅或抄录档案时，要严格履行档案查阅手续，经档案所属部门主管同意，公司归口领导批准后，方可调阅。
第九条 保存期限 档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定外，一律按照下列规定办理：
9.1永久保存：1、公司章程；
2、股东名薄；
3、各种会议纪要；
4、公司证照；
5、各级批文；
6、印鉴；
7、公司年度经营计划；
8、公司年度经营总结；
9、年度财务报表；
10、技术资料；
11、不动产所有权状及其他债权凭证；
12、人事资料；
13、大型活动图片、音像资料；
14、其他核定须永久保存的文书。
9.2十五年保存：1、会计凭证；
2、其他核定须永久保存的文书。（其他财务档案的保存期限按国家相关规定执行）。
9.3五年保存|：1、期满或解除的合同协议；
2、完结后的项目方案；
3、其它经核定须五年保存的文书。
9.4一年保存：1、部门工作计划及工作总结；
2、完结后的部门请求报告；
3、完结后无长期保存必要的文书。
9.5公司规章制度由行政部门永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。
第十条 档案的销毁 10.1 超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。
10.2需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》，经相应核准人核准后方可销毁。任何部门或个人未经允许无权销毁档案材料。
10.3秘密级档案由档案所属部门主管领导及行政主管领导签字确认后核准销毁；
机密级档案由档案所属部门主管领导、行政部主管领导、分管领导签字确认后核准销毁；
绝密级档案由档案所属部门主管领导、行政部主管领导、总经理签字确认后核准销毁；
其它档案依据保存期限由档案所属部门主管领导及行政部主管领导签字确认后方可销毁。
10.4销毁档案须两人以上人员共同完成，行政部指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》。
10.5档案销毁每半年一次，即每年的1月和7月。
10.6《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，行政部门一份。
第十一条 档案管理考核 11.1未按管理要求进行归档、分类、保管、销毁等事项，处罚款10元；
11.2未按要求履行《档案移交登记薄》、《档案管理登记表》的填报工作，处罚款10元。
11.3因违反制度给公司造成损失者，依据公司《奖罚制度》予以处罚。
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