【摘要】行政管理对私营企业发展有着重要的作用。在增效扩容技改期间，行政管理的工作千头万绪、纷繁复杂，有其太多的不确定性，行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。为此，要选择合适、规范的行政管理模式，完善制度，联系实际有效开展工作，构建私营企业行政管理新体系。
【关键词】增效扩容；技改；企业；行政管理
行政管理在私营企业管理中的地位和作用越来越凸显，需要进一步规范化，这不仅关系到私营企业行政管理效率的提高，甚至影响到企业的生存与发展。我公司历经3年，完成水电站增效扩容技术改造，旧貌换新颜。对一个运行20年的旧电站是一个巨大的变革，之前16年为国有企业，近4年转制为私有企业，各部门的工作亦同巨大蜕变。本文就过去的行政工作中存在的问题，作一反思，探讨提高私营企业行政管理效率对策，以便在新形势下，更加高效地做好行政工作。
一、现状
行政管理对私营企业发展有着重要的作用，私营企业的性质决定了其行政管理的特殊性，行政部人员精简，总体素质较低，主要工作为日常办公、会务、档案、库房、统计、车辆、后勤、保卫和保洁等。
由于电站地处山区，20年前参与组织建设的人员均已调离，现有人员多为半路出家，未经正规培训。在增效扩容技改期间，行政管理的工作内容，有其太多的不确定性，千变万化，增效扩容技术改造，完全不同于新建工程：时间紧，任务重，人员多，交叉施工、点多面广，难度相当大，立项、招投标、采购、各施工单位、主机厂现场组装人员、各设备厂家调试人员的食宿、接送；新设备堆场、旧设备转运场地布置等。其工作分工情况如下：
经理主持行政管理部日常工作，负责行政事务、文秘、信息联络沟通、车辆调度、伙食团、安全保卫、办公物资供应和物业管理等工作；综合员做好正常生产和技改的档案接收、组卷、归档，新设备备品备件的库房管理、考勤报送、工资核算、统计数据分析并整理上报等；驾驶员负责安全驾驶、车辆维护、随时准备接送人员；伙食团合理安排膳食，做好职工餐、客餐，为公司员工、技改参与人员提供生活后勤服务；保卫设置三个值班点，厂区2个，负责厂区进出人员、设备、车辆检查、登记，厂区安全巡视，办公生活区1个，负责办公生活区及设备的安全巡检；保洁人员负责厂区、办公区卫生保洁、招待所54个床位整理等工作。
二、存在的问题
（一）企业管理的衙门习气“游击作风”“国企思想”仍然没有完全转变，调动员工的积极性较难。人员身体、思想、心理和能力素质以及专业知识等方面较低，主要体现在保卫人员不认识设备设施，进出检查时不知道该如何登记；库管人员不能认全设备，不便于维护管理；部分员工年龄较大，文化较低，身体不是很好等。
（二）沟通不及时、不到位。厂家人员进出分别由十多个各专业工程师联系，信息相互沟通不畅通、不及时，导致有时一天重复派出车辆到同一地方接人，浪费资源；普通话未普及，不便于交流；临时变更的情况较多，部分准备不充分，应接不暇。
（三）整体人员编制紧凑，一岗多职，压力较大，偶有出错。有时脱离各部门实际，对自己所在企业的业务不熟悉。
（四）规章制度执行不到位、不公平，易造成劳资双方的隔阂与对立。由于没有制定出成文的“公道”和“规矩”，造成企业中“公说公有理，婆说婆有理”，互相扯皮、推诿、攀比，重复劳动，朝令夕改。影响工作效率和士气。
（五）企业行政管理体系不完整。目前企业行政管理的关注点仍然较为集中在企业行政活动中的具体事务上。这一思路，带有计划经济的色彩，导致对于行政管理的研究集中在事务性活动范围，研究重点集中在行政事务活动开展上的技术革新方面与相应的行政人员素质的提升方面。而正是企业行政管理部门围绕着一些具体的事务开展工作，造成行政管理体系不完整。
三、改进办法
企业行政管理是指企业行政系统为了企业的生存与发展而依靠一定的法律、制度、原则及方法，对企业进行职能性管理的总和，主要是管理、服务和协调，其中管理是主干，协调是核心，服务是根本，其实质就是服务。负担着种种行政事务工作，使领导和员工从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来，可以集中精力，全力投入工作之中；在管理上，处理好企业日常事务， 确保企业顺利运行的同时全盘考虑企业的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化建设，为高层决策提供参考；在服务上，为企业各个部门的运转提供后勤服务；在协调上，实现纵横两个方向的沟通，即实现企业不同层级部门之间、不同职能部门之间的良好沟通协调。目前，行政管理仍然存在一些问题。为此，需要采取相应的措施加以改进。
（一）明确自身在私企中的定位，联系实际开展工作，提高整体素质，从招聘人员把关。行政管理人员在企业中起着上传下达、承上启下的作用，这就需要行政管理人员具备良好的身体、思想、心理、能力和专业知识等方面的素质。每一个行政工作人员都必须努力提高自身素质，使自身能力和水平不断得到提高，防止职业疲劳。时刻着眼于为企业的经济利益服务，反对“为管理而管理”，摒弃形式主义，切实讲究实效；大力讲究勤俭节约，根据企业实际需要和可能采取灵活变通的方式方法，一切以企业利益为最高原则，反对泥古不化。 如人员紧张，可招聘临时人员；加强队伍培训建设，提高整体素质；同时要联系实际加强企业文化建设，培养企业行政管理人员的责任意识和忠诚感，提高职业道德素质，使他们以身作则，带头遵守企业的规章制度；根据日常实际工作的特点，选拔有耐心、有服务意识、勇于承担责任、敢于担当问题、脑眼腿勤、讲团结、善总结、勤沟通、抓大不放小、能坚守、综合素质较高的行政管理人员。
（二）修订完善企业管理的规章制度。社会生活最重要的方面——我们需要的与其说是最好的人，还不如说是好的制度。行政管理是企业内部管理不可缺少的一部分，如果没有健全有效的内部管理，企业制定的各项规章制度就不可能得到很好的执行，经营者也不可能及时的发现企业经营管理中的失误，从而给企业带来败局。为了改变这种现状，企业行政管理的核心应该在于设置合理有效的行政管理规章制度，及时修订、完善，如建立业绩考评制度，完善薪酬调整机制，以提高企业行政管理人员的业务能力，奖勤罚懒，提高员工士气、工作效率和公司效益；预案应认真演习。应时刻牢记行政管理的目的和实质是服务，不可本末倒置。
（三）完善行政管理模式，形成管理新体系。根据自身的需要和当前条件选择合适的、有一定程度的规范性的行政管理模式，并且随着公司发展不断进行调整。行政管理必须时刻着眼于为企业的经济利益服务，这要求企业行政管理部门甘当幕后英雄。其理想境界应该是“润物细无声”，应该像一部自动化程度很高的机器，这头原料（任务）进去，那头成品（结果）出来；其中的许许多多曲曲折折，都消化在行政体系之内，切忌为自己评功摆好，四处张扬。
强化企业行政管理部门的企业管理职能，做好本身定位。如果只是一味地要求行政管理部门深入各业务部门，增强为企业第一线服务的观念，恐怕难收实效。因为企业行政管理人员如果没有一个切入口介入各业务部门的工作，会感觉“师出无名”，难以着手；如果介入得比较生硬，还会干扰各业务部门的正常工作，引起各业务部门的反感和排斥。强化行政管理部门的管理职能后，深入各业务部门工作，就成了自然而然、顺理成章的事情，并与各部门保持良好的合作关系。
（四）提高学习力度，借鉴国内外企业行政管理的新模式，实施绩效管理。要学习与借鉴国内外企业行政管理的新模式，引入科学的企业管理方法，如目标管理、绩效评估、成本核算等。把讲求投入和产出、讲求成本核算的精神引入企业行政管理之中，这样可以提高企业行政管理人员的责任感，同时还可以科学衡量管理人员的工作业绩，有利于提高行政效率。
每个企业行政管理人员都必须是善于学习的模范，要通过学习不断提高自身素质，使自己的能力和水平不断得到提高。大多数员工在潜意识中愿意为企业努力工作，并积极承担责任，具有创新和自我约束能力。只要企业在物质、精神激励上做到公平、公正，对员工的职业成长和人生价值实现有帮助，员工就认可企业的管理方法。完善信息沟通渠道，部门与部门、员工与员工、员工与管理者间的沟通将会和谐进行，企业的各类绩效目标就能够顺利得以实现。学会运用一系列现代化管理工具。制定客户关系管理，满足不同客户的个性化需求，提高客户忠诚度和保有率。据实补充硬件和软件，提升信息化和智能化的步伐。
（五）改进工作方式方法。按照四个凡事（凡事有章可循、凡事有据可查、凡事有人负责、凡事有人监督）执行到每一项工作中。以“让标准成为习惯，让习惯符合标准，让结果符合标准”为座右铭，全面推行标准化管理，抓规范化作业，把标准化管理理念植入每一个工作中。重点要从领导方式、决策程序、组织架构、信息反馈、协调监督等方面改进工作，提高效率。对上级工作任务进一步分解并做好计划，同时做好部门各项工作的指挥、指导、协调、监督和管理，进一步去实施指引、激励、沟通和营造氛围的工作以使能够影响员工的行为，促使他们共同努力去完成组织的目标。
综上所述，行政管理在私营企业管理中有着极为重要的地位和作用。要做好行政管理工作，不但要有完善的规章制度，与本企业实际情况相符合的、规范的企业行政管理模式，做到有章可循，有条可依，还有要良好的人文环境、工作环境、素质较高的人员和先进的管理体系，这样的企业的行政管理工作才能杂而不乱、繁而不烦、张弛有度，规范企业行政管理。
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