摘 要：高校院系行政办公室的工作是一项极具挑战性的工作，既要求有综合性的专业知识，又要具备全方位的职业技能和心理素质。本文针对目前高校院系行政办公室工作人员的现状，在自身职业素质的培养与提高方面，提出几点意见和看法。
关键词：行政工作 角色定位 职业素养
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）11-0241-02
一、主要工作特点与角色定位
针对工作侧重点的不同，高校的院系在本科生教学、研究生培养、科研、党务等都设有专门的机构办公室，每个院系根据各自的特点还有设有其他的机构，如外事交流、成人教育、专业学位办公室等，职责分工明确。行政办公室的工作相对来说承担的工作更为繁杂，涉及到方方面面，要求有较强的综合性知识。除了要对与工作紧密相关的专业知识了解以外，在语言文字能力、计算机办公软件操作、档案管理、财务管理、心理学以及公共关系学等基本的理论知识和实务知识方面都要有所了解和掌握。
高校院系的行政人员做为最基层的服务工作者，是院系与师生、与学校、与社会沟通的桥梁，对学校和院系日常工作的有序开展，起到重要的保障作用，所以行政管理工作的优劣与高校人才培养的质量和教学科研工作能否顺利进行都是密不可分的。
二、院系行政办公室人员目前现状
1.职业认同感不足
目前高校院系的行政工作人员普遍缺乏自我的职业认同感。首先，由于高校院系行政工作人员处于行政管理层的从属地位，是服务性的管理人员，辅助性是工作的基本性质。这种工作性质在一定程度上限制了行政办公人员在工作中发挥自主性和创新性，这使他们对自己能力的评价相对较低，从而影响了自我职业的认同。其次，工作量较大，事务冗杂是行政办公人员普遍面对的问题，长期从事这种工作，就使得他们在体力和精神上难以承受。再次，处在高学历人才集中的高校环境中，基层行政秘书提升学历的压力很大，由于工作繁忙，特别是“坐班制”的工作性质，学习的时间很少。加上有些高校对行政人员考研、考博的种种限制，使得一些年轻的院系基层行政人员的晋升机会很少，个人发展空间有限，特别是从中级晋升到高级职称困难重重。以上三种原因最终导致缺乏职业认同感。
2.职业素养有待加强
目前大多数高校一直把提高教学科研水平，增强师资力量，培养学生做为关注的主体，行政管理岗位更多被设定为服务性的从属地位，对其工作的重视度和投入力量相对较弱。[1]“许多高校往往只把师生作为高校的主体而忽视了对行政管理队伍的建设，从而导致现阶段高校行政管理人员构成成分复杂，行政管理业务素质和专业管理知识普遍不高。高校也未重视行政管理人员的培养和深造，进而影响了行政管理人员工作积极性和业务素质的提高”。
另外，高校院系的行政人员的招聘和遴选相对来说还不够严格，应聘人员的综合素质未得到考量，在专业上也并没有严格的限制，一些非专业出身刚入职的工作人员，对行政工作接触较少，进入角色相对较慢，职业素质的提升大都要经过长时间的磨练，才能步入正轨。
三、院系行政办公室人员应具备的职业素养
1、平衡心态，做情绪的调控者
[2] “美国耶鲁大学克雷顿.奥尔德弗在马斯洛的需求层次理论的基础上提出了ERG理论，他认为人的需求分为生存需求（Existence），关系需求（relatedness），成长需求（Growth）。”由于行政人员工作本身的性质和特点，在实现以上三种需求的过程中，如得不到满足就会遇到刺激反面情绪出现的可能。院系行政人员在接受新任务和较难完成的任务时，可能会出现焦虑、恐惧、为难的情绪；努力的成果未得到上级领导的认可，受到批评时，就会委屈、失望、抱怨，甚至产生抵触，对工作厌倦，自我价值没有得到实现而感到失落与无助。以上种种负面情绪，如果得不到有效管理，不但会丧失工作的热情，影响工作质量，而且影响自己的人际关系，甚至是身心健康。所以行政办公人员有条不紊地做好工作的首要前提就是培养良好职业心态，做情绪的管理者。[3]“无论你的思想是好是坏，都会像回声一样自动且准确地回到你身上”，摒弃消极心理，培养积极乐观的心态，减轻挫折感，训练自己的钝感力，处理工作中的问题才能更专注、更理性，解决问题时才能更加顺利通畅。
2.科学工作，做高效能的执行者
2.1增强执行力
[4]“行政执行力是指行政部门及其工作人员贯彻落实上级的战略决策、方针政策和工作部署的操作能力和实践能力，就是提高执行命令、完成任务、达到目标的能力”，执行力强弱是衡量一个行政工作人员职业素养高低的核心指标。好的执行者懂得如何以最少的劳力和时间投入，而产出最有价值的成果。逃脱出“努力工作，就会有收获”、“没功劳，也有苦劳”的常规思维，因为领导更看重的是结果，而不是过程。面对汇聚在一起各种工作，我们的大脑还未形成一个完全清晰、符合逻辑的工作步骤时，就忙于动手去处理，去解决，然而一味求快，并非执行力强的表现。[5]学会运用“从议题开始”的思维模式，先分析问题和任务本身，明确方向后再设立解决方案，从中选取最佳。执行过程中遇到的阻碍和每一步的进展情况，及时与领导沟通汇报，最终交出有价值的成果。
2.2提高时间管理意识
[6]“巴金森说在时间管理时说，你有多少时间完成工作，工作就会自动地变成需要那么多的时间才能完成。很多时候我们做事拖延，不是时间不够，而是没规定完成时间”。科学的管理工作时间，可以帮助我们改善工作效率，减轻工作压力。
一是掌握短计划和长安排的工作方法，短计划指针对突发性或临时性的工作，制作月、周、日的计划表，并限定完成期限，保证自己随时清楚当前的工作目标。长安排是针对常规性、较明确、且工作量大的事务，要提前准备，将一项工作按时间段分解成若干部分，避免期限前集中突击。
二是遵循四象限法的工作原则，首先详细分析自己每个工作周期要完成的所有工作，然后按重要并紧急、重要不紧急、不重要但紧急、不重要也不紧急的工作性质分成四类依次解决的顺序完成。
3.动态梳理，做信息的管理者
各类行政文件、资料的收发、建档也是行政办公室工作人员的主要职责之一。能够化繁为简、有条不紊、及时准确地收集整理信息，纵横结合地科学合理建档是保证日常工作有序畅通的先决条件。这就要求行政人员要通过不断训练提高对各类信息敏锐的感受力和持久的注意力。定期梳理文件资料信息（包括电子文档），剔除不重要的过往旧信息，增添新信息，按年份和类别的不同进行信息归档，也可按照信息的重要程度分级建档，如单位购置的办公设备，办理固定资产的清单以及单位经费管理的账目明细都要妥善保管，避免因丢失或管理混乱带来不可弥补的损失。重要信件资料的收发要做好登记，学院公章的使用要做好审批和签字。
[7]“信息能力的高低取决于人的综合素质的高低，反过来行政秘书信息能力的提高也能够促进行政秘书综合素质的提高”。行政管理人员应具备对各种原始信息的搜集、理解、分析和处理的能力，并且根据分析结果融入个人的见解，通过恰当的渠道将信息资料用简洁的语言，清晰明了的传达给老师或领导。保证传达的信息及时、准确、完整。
4.学会采摘式学习与细节处创新
在行政事务中，我们总会遇到一些这样或那样的问题，每个人精力有限，不可能事事精通，这就需要多用心，出现问题后要反思。找出自身还缺哪部分的历练，用接下来的时间去学习弥补，下次再有此类问题出现，便可迎刃而解。例如，在实际工作中发现自己文字表达和语言沟通欠缺，平时就要多思考、多动笔、勤练习、多交流，日积月累，文字表达和语言表达能力定会有新的提升。因为无论是学院的对外宣传，会议的报道，领导讲话的记录整理，还是院系间的交流活动都离不开这两方面。
采摘式的学习主要涉及到三方面业务技能：一是可操作技能，如单反相机、摄像机的使用、视屏编辑软件和图片处理软件的应用以及扫描仪、传真机、复印机等办公设备的熟练操作。二是理论知识方面，主要是指像行政管理学、心理学等与工作相关的专业书籍的学习与研读。三是综合实务能力，包括组织管理、协调沟通、言语表达、人际交往、临场应变等方面。做为行政办公室工作人员，应根据工作具体需要，怀着随时准备接受挑战的心态，去努力提高自身综合素质，以期成为一个工作多面手。
创新常被看做是一项艰难的工作，行政秘书工作事无巨细，事小繁多，提不到创新，按部就班，只做到“不求有功，但求无过”就行，但实际上，创新也可从小处着眼，再简单琐碎的工作，变换一下思路，就会收到意想不到的效果。智力方集团董事长杨石头说：“我们大多数人都做不了什么大事，但要怀着大理想做好每一件小事”。他讲了一个故事，一个实习生在实习期满后，交给他一份20页的作业——《写给下一任的实习生》，里面包括各主管的工作习惯，复印机可能出现的问题与解决方法，以及楼下餐厅订餐折扣等。在行政工作岗位上，我们也可找到改进创新的方法。比如财务账目的报销，各种票据的粘贴方法、报账流程和手续，各类纵向项目、横向项目和学校的项目对报销票据的要求有什么不同、学校财务政策的最新调整信息等等，可将所有注意事项逐条记录，以待审核时备查，在出现问题前及时提醒老师或领导，减少不必要的麻烦。
5.培养独特的工作性格
性格是指一个人表现在态度和行为方面的较稳定的心理特征，性格既有先天的遗传因素，也有后天的培养与熏陶。好的性格有利于个人的成长和事业的成功，除了自信、开朗、谦虚、肯干这些性格特点外，做为院系行政办公室工作人员还应有意识地培养自己独特的工作性格和作风：专注，精力集中，目标明确，才能有的放矢，事情不分轻重缓急，就会踏上白忙的“败者之路”；坚韧，工作中难免会遇到与同事产生矛盾，被领导批评指责的情况，顶住压力，放开胸怀，才能轻松前行；缜密，行政办公室工作庞杂，细微多变，思维缜密，考虑周全，出纰漏的几率才会更少；办事有原则，行政办公室的工作性质决定处理事情的灵活性更大，但要有底线。不越权、不越位、不失职，努力做好分内之事，违反单位规章制度、触犯法律的事情坚决不为。
四、结语
院系行政办公室工作人员是高校建设发展的最基础一环，也是最重要一环，是提高院系自身行政管理规范化与制度化建设水平的主体力量。目前高校院系行政办公室工作人员的自身职业素养和能力与行政管理现代化建设的要求还有一定差距，加之高校间的竞争也越来越激烈，各级行政管理人员除了要从思想上认识自身岗位的重要性，增强职业归属感，多专研学习，努力提升职业素养和业务能力以外，合理公平地绩效考核制度的设立也是一种有效激励办法。总之，新形势下，院系的行政管理者不能裹足不前、墨守陈规，应与时俱进，充满信念，充分发挥行政管理岗位的基础性作用，为学院和学校的各项管理工作的协调、有序发展贡献一份力量。
参考文献
[1]黄聪麟：浅议提高高校行政管理效率的有效途径，《赤峰学院学报》，2011年10期；
[2]胡君辰、徐凯：ERG理论视角下的员工情绪管理，《人力资源管理》，2008
年06期；
[3]朗达·拜恩（澳）：《力量》，湖南文艺出版社，2011年6月出版；
[4]周昌艳：对提高高校行政执行力的思考，《贵州教育学院学报》，2009年08期；
[5]安宅和人（日）：《麦肯锡教我的思考武器》，北京联合出版公司，2014年2月出版；
[6]杨石头：《摸着石头过河》，北京大学出版社，2012年11月出版；
[7]王淑娟：浅析高校行政秘书人员应具备的信息素质，2011年12月30日，来源：233网校论文中心，http：//.cn/qkpdf/zwxa/zwxa201411/zwxa201411216-1.pdf" style="color:red" target="_blank">原版全文 推荐访问： 浅谈 院系 人员素质 提升 培养