行政执法档案管理工作中存在的问题及对策

行政执法档案的主要形式是文字、图表及声音，还能够利用电子载体对相关内容进行记录。行政执法档案管理工作的开展对管理人员的要求较高，其需要保证管理工作的严密性，防止档案内容泄露。实际上，在管理行政执法档案的过程中还存在较多的问题，导致管理工作的开展受到阻碍。文章主要通过分析其中存在的问题，提出相关的策略增强行政执法档案管理质量。

《档案法》的实施在我国已经生效，在各个行业开展相关工作的过程中，都需要注重对档案的管理。部分企业在管理档案的过程中缺乏与之对应的管理制度，导致管理工作不完善。行政执法档案的内容较多，其中的信息一旦泄露就会产生较大的损失。因此需要利用有效的管理方法增强实际管理效用。

一、行政执法档案管理工作中的问题

（一）安全管理不规范

在进行行政执法档案管理的过程中，档案管理人员对其的重视不足，没有明确安全管理的重要性，导致档案管理存在一定的不安全因素。管理人员经常采用传统的方式开展管理工作，不能满足现代行政执法档案管理的需求。在收集与整理档案内容及资料信息的过程中，管理人员没有按照规范的方法对其进行整理，在利用檔案信息时比较随意。部分部门存在职权交叉现象，管理人员在对行政执法档案进行管理时没有专注这一项工作。行政执法档案内容比较严密，但是在利用档案的过程中没有对使用信息的人员信息进行登记，还存在别的档案泄露的问题，影响档案的安全管理。

（二）档案移交及归档混乱

行政执法档案的种类较多，管理人员在实际管理的过程中没有对各项档案类型进行分类。其在开展系统的管理工作时缺乏专业能力，在移交或者归档的过程中比较混乱，无法达到管理要求。在对案件类档案进行归类时，管理人员会错将行政审批类档案放置其中。其在对档案的文件盒进行标注时，也会产生一定程度的差错。在查阅档案资料的过程中，需要使用档案信息的人需要花费大量时间对其进行处理，导致执法工作的开展受到影响。在对档案进行移交的过程中，管理人员对档案内容的总结不到位，也会影响档案管理效用。

（三）管理人员素质不高

管理人员是档案管理工作的主体，其需要对档案进行归类与整理，然后标注行政执法档案的类型。目前我国的专业行政执法档案管理人员数量较少，其整体理论水平不高，在实践过程中整体能力不出众。在现代化社会发展的过程中，行政执法工作的开展受到有关部门的高度重视，在开展档案管理工作的过程中管理人员的知识结构不完善，其现代科学知识比较匮乏。在缺乏高层次人才的情况下，行政执法档案管理事业的开展已经不适应现代化社会的发展。

二、行政执法档案管理对策

（一）重视安全管理

安全管理工作的开展要求行政执法档案管理人员学习相关专业的知识，并且将理论与实践结合起来。其需要明确档案安全管理的重要性，在工作过程中对《档案法》相关内容进行熟悉，还需要掌握特别条例。在对档案进行保护的过程中，管理部门需要建立连锁体系，在档案产生安全问题时，要利用自动警报系统发出警报，让所有的工作人员高度警惕，并且对已经产生安全威胁的档案尽可能追回。在管理档案的过程中，管理人员不能对行政执法档案造成破损与涂改，防止其伪造档案，对严格保密的内容需要按照规范保管，增强安全管理效用。

（二）完善档案移交及归档

在对行政执法档案进行移交与归档的过程中，管理人员需要意识到档案管理的重要性，不能在某个环节产生差错。管理部门需要针对行政执法档案的特点制定严格的收集制度，让管理人员按照文件内容对其进行分类，在归档的过程中明确其范围。管理人员要定期整理档案，对案卷内的文件进行有序排列，还需要利用简明的标题对案卷材料的类型进行标注。为了保证案卷管理的有效性，其需要对其进行装订，实行各种门类与载体档案集中统一管理的方法。

（三）提高人员素质

管理人员需要在开展行政执法档案管理工作的过程中提高自身的综合素质，以能力作为基础保障。在面对复杂的行政执法内容时，管理人员要在大环境中体现档案管理的价值。管理部门在选拔人才的过程中需要对行政执法管理人员的基本资质进行审核，通过专业的教育与培训提升其对执法资料的掌握程度。在对相关文件进行处理时，工作人员可以适当利用现代化信息技术提高工作效率。管理人员可以利用信息网络创建行政执法管理平台，让管理人员将自己的管理成果在平台上汇报。需要注意的是，管理人员需要避免行政执法资料在网络平台上的泄露，做好安全防范措施。

（四）强化制度保障

制度保障主要是对管理人员的行为进行约束，使其在管理的过程中按照规范，杜绝随意的管理行为。行政执法工作比较严谨，在对其档案进行管理时，管理单位及相关部门需要健全执法档案的收集与整理制度，还需要对档案管理中的安全性进行制度保障。管理人员要严格按照《文书档案案卷格式》的标准对档案进行归集整理，将各类文件分门别类。在对不同的材料进行整理时，需要保证整体管理工作的有序性，在对案卷进行整理时，还需要对其保管期限进行明确。管理部门需要严格执行工作责任制，让管理人员具备较强的责任意识。在产生问题时，需要及时追责，让负责相关内容的管理人员找到问题核心，及时弥补过错。

三、结语

行政执法档案的管理对安全性要求较高，管理人员需要保证管理过程中的安全性。管理部门要提高管理人员的综合素质，使其具备较强的档案管理水平。还需要根据现有的工作形式与内容完善管理制度，让行政执法档案工作的开展更加有序，减少问题的产生。（作者单位：河北省唐山市水政监察支队）