摘 要：学籍档案是用来记录学生在校期间的各项表现，如各科成绩、参加活动、所获得的奖励以及受到的处罚等等。学生学籍档案管理工作是高校管理工作中十分重要的组成部分，学生学籍档案管理的好与坏影响着高校的可持续发展以及测评是否处在平稳运行的状态。本文围绕学籍档案管理开展论述，从学籍档案数字化管理意义、学籍档案数字化实现途径、学籍档案数字化管理对策建议等几方面探讨高校数字化模式下的学籍档案。
关键词：高校;学籍档案;数字化
前言
随着高校的扩建，大学生人数越来越多，这极大地增加了高校学籍档案管理任务量，传统的人工处理方式难以满足档案管理要求，客观上要求高校做出积极地改变。伴随着时代的进步以及科学技术的迅猛发展，数字化的发展势不可挡，诸多行业的管理模式也来越将数字化运用在里面。我国教育部门也提出“校园数字化”理念，高校方面的学生学习档案上的管理也包含在其中。数字化管理方式简单快捷，在高校管理学生学籍档案上运用数字化科技，能够很好的提升学籍档案管理的效率及其质量。
一、数字化和学籍档案
数字化技术能够将大量复杂而且多变的信息转换为能够进行计量的数字或者是数据，存储在相对应的计算机里。高校学生的学籍档案记录了学生的个人基本信息，包含姓名、各阶段学习情况、在校期间获奖或者是处罚情况、家庭住址等等。将高级院校学生的学籍档案录入到其相对应的档案管理系统里，有利于提升高校档案管理效率，节省以往传统纸质版档案管理工作中所花费的物力。将数字化技术运用到高校生的学籍档案管理，为档案的管理提高了诸多的便利。
二、数字化管理意义
1.适应时代发展
当今时代数字化的管理模式已经被运用于诸多行业，以往的纸质版的记录信息的模式已经被数字化管理方式取代，大部分高校也将数字化运用到了学生以及教师在校学籍档案上面。相较于传统的纸质版的档案而言，新型的数字化与信息化的学籍档案具有鲜明的实用性和方便性。网络以及计算机技术的普及，为诸多高校带来了便利，同时也为大部分高校实现数字化的档案管理提供了可依赖的信息管理系统。档案员只需要将学生各类信息记录到其相对应的系统里就行，要查看学生在校档案信息只需要登录专门的信息系统进行学生信息检索，这与新时代数字化建设任务相匹配。
2.节省人力物力
传统的纸质版的学籍档案，需要人工手抄档案信息，花费时间长且需要整理到专门的文件袋里，而且储存稍微不当，纸质版档案就会出现破损，在茫茫的纸质版档案的海洋里，寻找对应的学生学籍档案很困难。而将学籍档案进行数字化的管理，档案信息只需要用计算机录入相对应的学籍系统里，节省了大量的人力和物力，同时也提高了档案录入的效率。在进行数字化的档案管理之下，如果想要查找某一位学生的学习档案，只需要在档案库里进行检索就可以，很大程度上提高了学籍档案管理员的办事效率。
3.完善学籍档案
以往高校关于学生的学籍档案的管理是按班级或者是专业及院系来划分，高校设立各个部门众多，很难将学生的全部信息放在一個卷宗里面。以往高校学生学籍档案管理模式，按部门划分将学生学籍档案分门别类储存好，在进行全部整理档案时，才会将学生档案信息重新装订在一起，很大程度上降低了管理人员的办事效率。学生学籍档案进行数字化的管理，各个部门虽然对于录入学生的信息不同，但经过数字化数据库存储，这些信息可以整合在学籍档案系统里面，为建立完整的学生学籍档案提供保证，全方面提升高校学籍档案管理工作质量 。
三、学籍档案数字化实现
由传统的纸质版档案转换为电子版存储在计算机里，不是一蹴而就，而是需要多方面配合采集学生基本信息，下面介绍由数字化方式进行学籍档案储存的方式。
1.图片扫描或拍摄照片
根据原有纸质档案的基本情况及其用途，利用扫描仪或照相机使原有档案以数字化形式存储在电脑里，节约人力、物力成本，提高档案信息储存的效率。这两种档案数字化方式各有优劣，一方面扫描仪扫描后的档案信息可以自动入录系统，减轻档案管理人员的工作压力。但是对于存放较久的纸质版档案，因为各种原因会存在着一定的破损，在进行图片扫描时会出现扫描不全或者是在扫描时出现黑色折痕线条等，因此，不适合采取采用这种方式。另一方面使用拍摄的形式采集学生的基本信息，按下快门只需几秒钟，不仅提高了办公的效率同时也节省了学生前往专门拍摄电子照片门店花费的时间。但是这种方式的对管理人员的拍摄技术及拍摄设备由较高的要求，而且需要管理人员手动将图片导入系统，一定程度上增减了管理人员工作量。因此档案管理人言应根据实际情况合理选择纸质档案电子化途径。
2.系统软件
科技和网络技术迅猛发展，计算机的运用也就越来越广泛，众所周知计算机可安装不同的系统软件，高校是计算机系统软件使用的庞大用户。学生从进入高校开始，一直到毕业会产生许多的档案信息，会有专门人员将这些信息进行分门别类的录入各自对应的软件系统，最终整合在一起。但是这样的方法也存在着弊端，比如各自系统软件之间的兼容性能较差 ，且无法与常规办公使用软件相兼容，电脑损坏或者是系统面临崩溃时，电子档案信息难以保存，同时也面临着信息泄露的风险。为了避免学生学籍档案信息的泄露和更好的管理，许多高校采取将学生学籍档案录入系统上传至官网，学生查看档案信息需要账号和密码。
3.学籍档案数字化管理建议
（1）建立数字化管理系统
高校应立足于自身发展实情，在现在的信息技术基础上建立学籍档案管理系统，并不断优化和升级系统，最大程度提升学籍管理效率。高校可以和办公室联合起来组建综合性档案数字化管理系统，存在学生学籍档案的同时还可以实现其他部门档案的分类管理，全方位满足高效对学生学籍档案数字化管理需求。 由于学籍档案十分重要，高校除了对学籍档案进行数字化存储管理外，还应开展相应的纸质资料存档管理，通过这样的组合形式避免因电子数据丢失带来的不便，提升学生学籍档案管理的精确性和有效性。
（2）建设数字化基础设施
完善的配套数字化基础设施是实现学籍档案管理的基础，因此，高校应重视数字化基础设施的建设。高校应购买扫描仪、刻录机、大容量服务器等硬件设备以及相关的档案管理软件，加快建成局域网及学校档案资源网站，提升学生学籍档案信息综合管理系统的建设速度和质量。此外，还可以将互联网连入校园网中，通过建立电子文档分类系统和学生学籍资源数据库实现数字档案的自动化分类管理 。高校应参考相关的法律法规，结合当前档案管理情况建立数字文件管理体系，提升数字文件分类管理质量，为学籍数字化管理奠定法律基础，使学籍档案管理更为完整和真实。
3.培养档案管理复合型人员
高校学籍档案管理离不开工作人员的劳动，人员的综合能力关系着档案管理质量。为进一步提升档案数字化管理水平，高校应组建一支能熟练操作相关系统、具备丰富档案管理知识的学籍管理专业团队。因此高校应招录专业的档案管理人员，并定期为档案管理人员组织培训，提升其实操能力及档案管理素养，使之成为兼具计算机操作和档案管理的复合型人才，为高校学籍档案数字化管理提供有力的保障。
4.完善数字档案管理制度
高校学籍管理工作质量和学生的利益息息相关，一定程度上影响着学生今后的生活和工作。早在2007年党中央就曾借自然遗产和文化遗产档案保护强调档案保护的重要性。因此，高校应在现行的数字档案技术规范条例及和电子文件管理相关的法律法规的基础上，制定适合本校实情的档案数字化管理制度，明确档案管理人员的职责，提升学生学籍信息档案的安全性和严密性 。
将高校学生学籍档案进行数字化模式管理，适应了当今时代各项发展需求。高校学生学籍档案的数字化管理，很大程度上提高了档案管理员的办事效率，节省了大量的人力及物力。当然依目前的情况来看，数字化管理模式仍然存在着漏洞，但相对于传统的纸质版信息化管理模式，数字化的管理取得了很大的进步。相信随着时代的进步，科技和网络技术的不断发展，学生学籍档案数字化管理模式存在的一些漏洞很快就会被填补。所以，学生学籍档案数字化管理建设更应该受到各大高级院校的重视，加大其投入，完善学生学籍档案数字化管理框架，提高档案管理的工作效率和质量 。
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作者簡介：安红（1968-），女，本科，馆员，研究方向：高校档案管理。
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